Som alle andre har du sikkert pleid å sende dokumenter som vedlegg via e-post for å dele de med andre. Men visste du at det finnes bedre måte?
Kanskje kjenner du deg igjen i filmen over?
Sending av vedlegg via e-post har nemlig noen utfordringer med tanke på både sikkerhet, og ikke minst produktivitet.
Dårlig versjonskontroll
Du kan for eksempel ikke oppdatere vedlegget etter det er sendt. Da må i så fall ny versjon sendes på nytt, og det kan lett oppstå misforståelser om hva som er siste versjon.
Mottakerne kan ikke gjøre endringer på vedlegget uten å sende en ny versjon i retur til deg.
Hvis du i mellomtiden har gjort endringer selv, må du slå sammen endringene fra begge steder i et tredje dokument. Phew!
(For ikke å snakke om potensielle konsekvenser hvis en slik sammenslåing av flere versjoner går galt, og man ender opp med å levere feil tilbud, signere feil avtale eller levere feil PowerPoint-presentasjon?)
Man kan altså ikke arbeide effektivt i parallell, og heller ikke veldig trygt.
Vedlegg stoppes av spamfilter
Det er heller ikke alltid sikkert at vedlegget ditt kommer fram til mottakerne.
Mange spamfilter vil nemlig blokkere en rekke filtyper, for eksempel Excel-ark med makroer, og PDF-er.
Dette skyldes at enkelte filtyper kan misbrukes til å inneholde datavirus, så derfor blokkeres de som standard av IT-ansvarlige.
Lagringsplass
I tillegg kan du ikke stole på at store vedlegg vil bli akseptert av mottakeren, fordi de tar for mye plass, eller har en "ulovlig" filtype. Du får heller ikke nødvendigvis får tilbakemelding fra mottaker dersom e-post med store vedlegg blokkeres.
Det kan også være utfordrende å få gjennomført sending og mottak av store filer på et tregt nettverk, eller til og med kostbart, dersom man laster ned via mobil.
Sender du til rett person?
Et av de vanligste sikkerhetsbruddene i virksomheter gjelder e-post som blir sendt til feil mottaker.
Når et vedlegg er sendt, er det jo ingen vei tilbake.
Det skal ikke mer til enn at du får opp feil forslag fra auto-fullfør i mottakerfeltet, så havner du plutselig utpå med sensitive dokumenter på avveie.
Deling via lenker er bedre!
Det finnes heldigvis bedre måter å samarbeide på i dag. Selv om e-post har mange fordeler, har moderne samhandling via Office endelig løst de store utfordringene.
Nøkkelen til effektiv og sikkert samarbeid er derfor:
Del en lenke, heller enn et vedlegg!
Du finner knappen for å dele et dokument via webportalen for Office , hvor du navigerer deg videre til OneDrive eller Sharepoint.
Når du har funnet fram til ønsket dokument eller mappe, markerer du objektet og knappen "Del" ("Share") blir synlig, som vist i skjermbildet.
Du kan også finne "Del"-menyen ved å høyreklikke på en fil som du har synkronisert på datamaskinen din med OneDrive.
Her kan du dele alle typer filer. Og det aller beste?
Dersom noen (med din tillatelse) redigerer filen, så kommer endringene automatisk rett inn i dokumentet ditt på PC-en!
Du merker aller størst forskjell dersom alle samarbeider digitalt på noenlunde samme måte. Færre verktøy å forholde seg til, og færre ting som kan skjære seg.
Hva med å fortelle kollegene dine at du foretrekker å motta delingslenker, heller enn vedlegg, via e-postsignaturen din?
#sharingiscaring
